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Excel家計簿を動かしてみよう


目 次
  1. メニュー画面の説明
  2. 初期値を設定する
  3. データを入力する
  4. 集計結果を表示する
  5. データの一部を変更する
  6. データをテキストファイルに書き出す
  7. その他
  8. 最後に

Excelマクロ(VBA)は、標準装備のとても便利な機能です。
ではVBAを利用するとどんなことができるようになり、何が便利になるのでしょうか?
ここでは実際にExcel(VBA)で作った家計簿(MyKakeibo.xls)を例に、操作の流れを見ていきましょう。

《注意》
同ファイルはここからダウンロードできます。
マクロ(VBA)を使用するのが初めての方で、実際に当ファイルを動かしてみたい場合は、必ずExcelのセキュリティを“中”に設定して、マクロの実行を許可してください。
マクロが動かない場合は、Excelのメニューバーから「ツール」→「マクロ」→「セキュリティ」で確認できます。(“高”になっている場合は動きません)


1.メニュー画面の説明

家計簿の機能は専用のマクロツールバーからすべて呼び出せます。
その中でも主な機能については左端の「Mメニュー」にまとめてあります。

図0_1 マクロツールバー
マクロツールバー

Mメニュー: メインメニューを呼び出します
B明細消去: 10行目以降の明細データを一括消去します
Eエクスポート: 明細データをテキストファイル(CSV形式)で保存します
S設定: 設定画面を呼び出します
Cカレンダー: カレンダーシートを表示します(シートを直接選択可)
I作成情報: バージョン、作成日等を表示します
H操作ガイド: 操作ガイドシートを表示します(シートを直接選択可)

図0_2 メニュー画面
メニュー画面

家計簿シートを表示: そのままの意味です。シートを直接選んでもらっても結構です。
月別集計表を表示: そのままの意味です。シートを直接選んでもらっても結構です。
月別円グラフ表示: 円グラフシートを表示します。必ず表示する月を指定してください。
折れ線グラフ表示: 折れ線グラフシートを表示します。
費目の登録と変更: 費目の登録・修正・削除画面を呼び出します。リストの並び順の変更もできます。
各種の設定: バージョン、作成日等を表示します
家計簿を終了: 家計簿(ブック)を更新して終了します。
  更新したくない場合はExcelの「ファイル」→「終了」で“MyKakeibo.xlsへの変更を
  保存しますか?”のメッセージに“いいえ”で応答して終了してください。

2.初期値を設定する

マイ家計簿.xlsを起動すると、図1のシートが表示されます。これがメインの画面になります。
基本的には、このシートだけでも必要な情報を得ることはできますが、別に集計シートやグラフシートを用意して、年間を通しての費目ごとの推移をより見やすくしています。
ではまず入力の前に、必要な設定を行いましょう。

図1_1 家計簿入力画面
家計簿入力画面

【明細消去について】
すべての明細データを消したい場合は、マクロツールバーの「B明細消去」を実行してください。
ボタンを押すと、図1_2の確認メッセージが表示されるのでOKで応答します。
すべての明細データが消えて、家計簿が初期の状態に戻ります。
この家計簿は1年分のデータしか保持しないことを前提に作っていますので、次年度の入力を行う場合は、いったんこれまでの明細データを消去した上で行ってください。
前年度のデータを残しておきたい場合は、当家計簿のファイル名を付け直して保存するか、
「Eエクスポート」を実行してテキストデータとして保存しておいてください。

図1_2 明細消去時の確認メッセージ
明細消去時の確認メッセージ

【費目の設定について】
マクロツールバーの「Mメニュー」→「費目の登録と変更」で図2の画面を呼び出します。
費目は家計簿をつける上で各収入・支出項目に付ける分類名のようなものです。
このソフトでは、予めいくつかの費目をすでに登録してありますが(費目リスト参照)、 リストに必要な費目がない場合は、費目名を変更するか新規に登録し、逆に不要なものは削除してください。
入力の際はこの費目リストを利用して、明細データを書き込んでいきます。
またこの費目に従って月別の集計を行いますので、必ずこの操作を行っておいてください。

ただし、どの時点でも費目の登録・変更はできますが、削除は家計簿をつけ始める前の段階でしか行えません。 これは削除対象の費目がすでに明細データとして存在していた場合、削除の前後でデータの整合性がくずれてしまうことを防ぐためです。

【費目名の登録】
最初に保守画面を呼び出したときは、費目の登録ができる状態にあります。
そのまま右のテキストボックスに新規の費目名を入力して、「実行」ボタンを押してください。
費目リスト欄を見ると、リストの最後に追加されたことが確認できます。

図2 費目名の登録画面
費目名の登録画面

【費目名の変更】
処理内容欄の2番目のオプションボタンを選択してください。
まず変更したい費目をリストから選んでクリックします。
すると選択した費目名が上のテキストボックスに表示されるので、そこで書き換えてください。
変更後に「実行」ボタンを押すと、実際に変更されます。

図3 費目名の変更画面
費目名の変更画面

【費目名の削除】
処理内容欄の3番目のオプションボタンを選択します。
削除したい費目をリストから選んで、そのまま「実行」ボタンを押してください。
確認メッセージが表示されるので、よければOKボタンを押してください。リストから削除されます。

図4 削除確認メッセージ
削除確認メッセージ

この操作は家計簿を使い始める前(明細データがない状態)に行ってください。
途中で削除しようとしても、明細データが残っている限りできません。
逆にいえば明細データをすべて消去してしまえば、費目の削除も行えます。

図5 費目名の削除画面
費目名の削除画面

【前年度からの繰越額】
この“マイ家計簿”では明細ごとに残高を表示しますが、残高に前年度からの繰越額を含めたい場合は、「前年繰越額」欄に金額を入力してください。
含めない場合は0か、そのまま空欄にしておいてください。

【年度】
家計簿のタイトルや、グラフのタイトルで使用します。
年度を数字4桁(西暦)で入力してください。初期値では明細データを消去した時点の年数が設定されています。
今年を設定する場合は、右横の「今年を入力」ボタンを押しても設定できます。

【明細データの出力先】
明細データ行はいつでもCSVファイル(カンマで区切られたテキストデータ)として保存することができます。
初期値ではマイ家計簿ファイルと同じ場所に出力されますが、「CSVファイルをこのブックと同じ場所に保存する」のチェックをはずすことで、任意の場所に保存することができるようになります。
実際に出力する場合は、マクロツールバーの「Eエクスポート」を選択してください。
現在入力されている行までが、CSV形式で別ファイルとして保存されます。

この設定画面はいずれもOKボタンを押したときに確定されます。

図6 設定画面
設定画面

3.データを入力する

いよいよ家計簿をつける段階にきました。
家計簿のワークシートが表示されているか確認してください。
別なシートを開いていたら、これは普通のExcelですから“家計簿”と書かれたシート見出しをクリックするだけで結構です。
入力行は5行目のみです。左からNo.、日付、費目、収入、支出、残高、備考(内訳)と項目が並んでいます。

図7 入力欄
入力欄

【日付欄】
このうちNo.と残高欄はシステムが自動的に計算するので、入力は不要です。
また日付欄も、今日の日付が自動的に入力されるので、過去の日付を入力したいとき以外はそのままで結構です。
過去の日付を入力する場合は、日付欄にセルポインタを戻すと、ドロップダウンリストから1週間前まで遡って日付が選択できるようになっています。

図8 日付入力用リスト
日付入力用リスト

あるいはカレンダーシートを表示させて(シート見出しをクリック)、そこから指定日付を入力することもできます。
カレンダーシートを表示させたら、入力したい日付(セル)の上でダブルクリックしてください。
その日付が家計簿入力欄の日付にセットされます。
別な年、月を表示させたい場合は、年(A3)、月(B3)のセルをダブルクリックして変更することもできます。
今日の日付はセル背景色が薄い青紫で表示されます。

図9 カレンダーシート
カレンダーシート

【費目欄】
費目はドロップダウンリストから入力します。
必要な費目が見つからないときは、いつでも前述の「費目の登録・変更・削除」画面から登録できます。

図10 費目のドロップダウンリスト
費目のドロップダウンリスト

【収入・支出欄】
では費目を選択してEnterキーを押してください。費目名が入力され、セルポインタが隣の収入欄へ移動しました。
費目の内容に合わせて、収入・支出欄のどちらかに金額を入力してください(Enterキーを押すと、セルポインタが隣のセルへ移動します)。

図11 収入・支出額の入力
収入・支出額の入力

数字以外の文字がいっしょに入力されると残高に#VALUE!が表示されます。
そのときは金額のみを入力し直して下さい。

図12 入力エラーの例
入力エラーの例

【備考(内訳)欄】
金額を入力し終わってEnterキーを押すと、セルポインタは残高欄をスキップして備考(内訳)欄に移動します。
残高欄はシステムが計算して(残高 = 前年繰越額 + 収入 − 支出)表示するので、入力する必要がないためです。
備考(内訳)欄は必ずしも入力する必要はありませんが、その費目の具体的な内容を書き入れておくと、後で思い返すことができて便利です。
直接入力するか、過去に入力していればドロップダウンリストから選ぶこともできます。
セルに入力すると最大10件分までリストに追加されます。11件目からは最も古い内容を破棄して、最新の内容が10件目に追加されます。

図13 備考(内訳)の入力
備考(内訳)の入力

そうやって備考(内訳)欄まで入力し終えたら、Enterキーを押してください。
入力行(5行目)の内容が10行目以下の明細行に逐次登録されていきます。

図14 明細データの登録
明細データの登録

4.集計結果を表示する

【月別集計表】
「月別集計」シートをクリックすれば、いつでも現時点までの月別費目別の集計額を確認することができます。
「月別集計」シートを開く度に、明細データを元に集計し直すので、いつも正確な金額を知ることができます。 その上、年度の途中で費目を追加しても、リアルタイムで集計表に反映されるようになっているので、最初思いつく費目のみを設定しておき、その都度費目を増やしていくということが柔軟に行えます。

図15 月別集計表
月別集計表

【月別グラフ】
マクロツールバーの「Mメニュー」→「月別円グラフ表示」で、左のドロップダウンリストから月を選択してボタンを押すと、その月の支出構成比が円グラフで表示されます。
また、ドロップダウンリストで最後の“年間”を選択すると、通年の円グラフが表示されます。

図16 グラフ表示ボタン
グラフ表示ボタン

このシートは普段は非表示になっているので、必ずメニューから選択してください。
もちろん通常のExcelのようにそのまま印刷することもできます。

図17 月別円グラフ
月別円グラフ

【折れ線グラフ】
また、マクロツールバーの「Mメニュー」→「折れ線グラフ表示」を選択すると、年間を通しての費目別の支出の推移がわかります。(図16参照)
この表で最近どの支出が増えてきたか、または減ってきたかが視覚的にすぐにわかります。
今後のあなたの支出計画を立てる上での参考にしてください。

図18 折れ線グラフ
折れ線グラフ

5.データの一部を変更する

明細データを登録した後、その一部を変更または削除することが出来ます。
明細行(10行目以降)の変更したい行の上でダブルクリックしてください。
図19の明細行の変更・削除画面が表示されます。

削除する場合はそのまま「選んだ明細行を削除する」ボタンを押してください。
明細行が削除されて、明細No.も付け直されます。同時に明細残高も再計算されます。
変更する場合は、2番目の「選んだ明細行を変更する」ボタンを押してください。
下段の項目欄が有効になり、任意の項目の値を変更することが出来るようになります。
変更したら「OK」ボタンを押してください。

図19 明細行の変更・削除画面
明細行の変更・削除画面<

6.データをテキストファイルに書き出す

明細データをテキストファイルとして保存することができます。ファイル形式はCSVです。
CSVはテキスト(文字列)を“,”(カンマ)で区切った形式です。ですから中身はテキストデータそのものです。 テキストデータはどんなアプリケーションでも扱えるので、後の利用を考えるととても便利です。
またファイルの拡張子がCSVの場合は、そのファイルをダブルクリックで開くと通常Excelに関連付けされていることが多いので、データはワークシートにカンマごとに別々のセルに格納されて表示されます。
その状態で編集を行い、そのまま再度CSVで保存しなおしてもよいし、Excelブックとして保存することもできますので、事情に応じて使い分けてください。
※注 日付が格納されたセルは、セル幅が狭いため###で表示されることがあります。
    その場合はセル幅を広げてあげると正しく表示されます。

もちろん中身はテキストデータですので、Windowsに付属するメモ帳で開くことも出来ます。
まずメモ帳を先に開いておいて、そのウィンドウにCSVファイルをドラッグ&ドロップしてください。
CSVファイルの内容がメモ帳で確認でき、編集も行えます。

出力するには、マクロツールバーで「Eエクスポート」を選びます。
初期状態では、家計簿ファイルを置いた場所と同じ場所(フォルダ)に出力されます。
ファイル名は自動的に実行した年月がそのままファイル名になります。
(例:2006年の4月に実行すれば200604.csv)
したがって同じ月に何度も実行すると、そのたびにファイルが置き換わることになります。

図20 出力されたテキストデータ
出力されたテキストデータ

出力先(フォルダ)を指定したければ、「S設定」で“CSVファイルをこのブックと同じ場所に保存する”についているチェックをはずしてください。
「Eエクスポート」を選ぶと、まずフォルダを指定できるウィンドウが開くので、そこで出力先フォルダを指定してください。
自動的に指定場所にCSVファイルが出力され、次回からはその場所が最初に開きます。

図21 出力先指定の変更
出力先指定の変更

図22 出力フォルダの指定例
出力フォルダの指定例

7.その他

【H操作ガイド】
操作がわからなくなったら「操作ガイド」シートを開いてください。
リンクが張ってある見出しは、クリックすると関連事項へジャンプして続きを読むことができます。
ジャンプ後は、必ず見出しが左上にくるようにマクロで制御してあるので読みやすいですよ。
入力の前に一度お読みすることをお勧めします。

図23 操作ガイド
操作ガイド

8.最後に

一応これでExcel家計簿の説明を終わりにします。
最後までお付き合いいただいた方、ありがとうございました。
今回の説明で、どの部分がマクロで実行されているかを、いちいち気にする必要はありませんが、Excelの機能とマクロ(VBA)を組み合わせれば、かなりのことが実現できるということがお分かりいただけると思います。
通常のアプリケーションはゼロから作り始めなければいけませんが、VBAでアプリを構築する場合はすでにExcelという完成したアプリの上に作成していきますので、その分だけ信頼性と開発時間の短縮が見込めます。
すべてExcelとマクロだけで実現できるわけではありませんが、今まで行ってきた作業のかなりの部分を代替できるのではないかと思います。

当家計簿は、まだまだ改良の余地がたくさんあります。
これからも徐々に修正と機能アップをしていきたいと思っていますので、もしお気づきの点がございましたら、お知らせいただけるとうれしいです。



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